Guía para clientes

Tu asistente, en marcha en 30 minutos.

Chatbot en tu web y/o en WhatsApp que responde a tus clientes a cualquier hora y apunta las reservas directamente en tu Google Calendar. Tu parte es rellenar un formulario y dar dos permisos. Del resto nos encargamos nosotros.

01 Cómo va a funcionar

1. Tus clientes escriben en tu web o por WhatsApp, a cualquier hora.
2. El asistente responde con tu información: horario, servicios, precios y dudas frecuentes.
3. Si quieren cita, mira tu Google Calendar, ofrece solo huecos libres y apunta la reserva en tu calendario.
4. El cliente recibe la confirmación y un recordatorio antes de la cita.
5. Cuando hace falta una persona, te avisa al momento a tu WhatsApp o email.

Siempre dice que es un asistente de inteligencia artificial, nunca da consejos médicos ni legales, y solo pide nombre y teléfono para reservar.

02 La información de tu negocio 10 min

Te llega un formulario por email justo después del pago. Ten a mano:

• Dirección, teléfono y horario, incluidos festivos y vacaciones previstas.
• Servicios con precio y duración, uno por línea. Ejemplo: Corte de pelo · 15 € · 30 min.
• Las 10 preguntas que más te hacen, con tu respuesta.
• Lo que el asistente nunca debe decir o prometer, por ejemplo descuentos o plazos.
• Cuándo y a quién pasar la conversación: tu WhatsApp o email, y en qué horario.
• Tu carta, tarifas o folletos: un enlace a Google Drive o una foto.

03 Tus reglas de reservas 5 min

• Qué servicios se pueden reservar online y cuáles no.
• Días y horas en que aceptas citas. Pueden ser distintos de tu horario de apertura.
• Cuántas citas a la vez: con 2 profesionales, 2 citas a la misma hora.
• Tiempo entre citas (limpieza, descanso) y con cuánta antelación se puede reservar: mínimo (por ejemplo, 2 horas) y máximo (por ejemplo, 30 días).
• Si la cita se confirma sola o prefieres aprobar tú cada una.
• Tu política de cancelación y cuándo enviar el recordatorio (24 h antes es lo habitual).

04 Conectar tu Google Calendar 5 min

Así el asistente ve tus huecos libres y apunta las citas. No accede a tu correo ni a tus contraseñas, y puedes quitarle el permiso cuando quieras.

1. Entra en calendar.google.com desde un ordenador, con la cuenta de Google de tu negocio.
2. Recomendado: crea un calendario solo para las reservas. A la izquierda, en Otros calendarios → + → Crear calendario, llámalo «Reservas».
3. Pon el ratón sobre ese calendario, pulsa los tres puntos → Configuración y uso compartido.
4. En Compartir con personas o grupos concretos → Añadir personas, escribe la dirección de reservas que te enviamos por email (termina en gserviceaccount.com).
5. En permisos, elige «Realizar cambios en eventos» y pulsa Enviar.

Consejo: las citas que apuntes tú a mano en ese calendario también bloquean el hueco, así nunca habrá dos reservas a la vez. Si ya usas otro programa de citas, dínoslo en el formulario y buscamos la mejor forma de conectarlo.

05 WhatsApp 20–30 min · solo si lo has contratado

Usamos la conexión oficial de Meta (WhatsApp Business Platform). Todo queda a tu nombre: el número, la cuenta y los mensajes.

1. Elige el número del asistente. Lo más sencillo es una línea nueva (sirve una de prepago). También puede ser tu número de WhatsApp Business actual si Meta lo permite en tu caso; si no, ese número dejaría de funcionar en la aplicación. Lo vemos juntos.
2. Crea tu portafolio comercial de Meta en business.facebook.com → Crear cuenta, con el nombre de tu negocio. Necesitas tu Facebook personal para entrar.
3. Invítanos para la configuración técnica: Configuración del negocio → Usuarios → Personas → Añadir → iaelisur.agencia@gmail.com → acceso total. Puedes retirarlo cuando terminemos.
4. Añade un método de pago en Meta (tarjeta). Meta cobra unos céntimos por algunos mensajes, como los recordatorios. Responder a clientes que te escriben es gratis según la política actual de Meta.
5. Verificación de empresa, si Meta la pide: un documento con el nombre y la dirección del negocio (alta de autónomo, escrituras o un recibo). Sin verificar se puede empezar con límites de envío.
6. Prepara tu nombre visible y tu foto de perfil (el logo).

El día de la conexión hacemos una videollamada corta: Meta envía un código por SMS a ese número y lo introduces tú en su pantalla. Nosotros conectamos el asistente y dejamos aprobados los mensajes de confirmación y de recordatorio.

06 Si ya tienes web y no te la hacemos nosotros

El chatbot se añade pegando una línea de código en tu web (WordPress, Wix, Shopify…). Te la mandamos con instrucciones, o nos das acceso de editor o colaborador, nunca tu contraseña principal.

07 Qué pasa después

1. Montamos y entrenamos el asistente con tu información, dentro del plazo de tu plan.
2. Te enviamos un enlace de prueba: escríbele como si fueras un cliente, haz una reserva y comprueba que aparece en tu calendario.
3. Nos pides los cambios que quieras (2 rondas incluidas) y lo apruebas.
4. Lo activamos en tu web y/o WhatsApp.
5. Cada mes revisamos sus conversaciones y mejoramos las respuestas. Está incluido en la cuota.

08 Dudas frecuentes

¿Y si el asistente no sabe algo?

Lo dice con naturalidad, toma los datos del cliente y te pasa la conversación. Nunca se inventa precios ni horarios.

¿Puedo cambiar horarios, precios o servicios?

Sí. Escríbenos y lo actualizamos; está incluido en la cuota.

¿Qué pasa con mis datos y los de mis clientes?

Firmamos un encargo de tratamiento según el RGPD. Solo se piden los datos necesarios para la cita y no se usan para entrenar ninguna IA.

¿Qué no te pediremos nunca?

Contraseñas. Los accesos siempre son con invitaciones oficiales que puedes retirar cuando quieras.

¿Te atascas en algún paso? Escríbenos a iaelisur.agencia@gmail.com y lo hacemos contigo por videollamada.